Зачем нужен архив?

Многие люди, которые никогда не сталкивались близко с работой архивов, представляют себе эти организации немного «сказочно»: старинные полки, пыльные фолианты, нечто древнее, что нужно сохранить на века. На практике современные архивы выглядят совершенно иначе — это высокотехнологичные, идеально чистые помещения, в которых документы на бумажных (а также электронных) носителях хранятся в строго упорядоченном виде.

То, что архив предназначен для хранения, знает каждый. Но давайте остановимся подробнее на этой теме и разберемся в ответе на вопрос, зачем нужен архив?

Что такое архив?

Начнем с определения. Архив — это государственное учреждение или структурное подразделение любой, в том числе коммерческой организации, которое осуществляет хранение, комплектования, учет и использование документов.

Нас интересует именно это значение, хотя стоит отметить, что архивом также называют само собрание документов, которые находятся на хранении. Кроме того, существуют компьютерные архивы — это, попросту говоря, файлы, которые состоят из множества других файлов.

Предназначение архивов

Итак, как следует из определения, основная задача архивов — обеспечивать хранение различных документов. Логичный вопрос: а как долго их нужно хранить? Все зависит от ценности документов. Некоторые из них берегут всего несколько лет, другие — хранят вечно. К последним, как правило, относятся те листы, которые несут в себе историческую или культурную ценность.

В обычной жизни люди чаще всего сталкиваются с архивами организаций. К тем бумагам, которые размещены в их архивах, также предъявляют определенные требования. Особенно важны бумаги, содержащие персональные данные о работниках — приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, поощрении и т.д.), трудовые договоры, личные карточки Т-2, лицевые счета, расчетные ведомости и т.д. Такие бумаги даже в случае ликвидации компании очень важно передать на хранение в государственные архивы, так как на их основе человек потом сможет доказать свое право на пенсию, подтвердить стаж и т.д.

Еще одна важная задача архивов заключается в том, что они могут стать источником важной информации — либо для вас о ваших предках, либо для ваших потомков — о вас. Уже сейчас многие люди находят в архивах, казалось бы, навсегда утраченные данные о своих близких. В том числе, архивы помогают составить генеалогическое древо семьи или разобраться в важных исторических вопросах. Сегодня многие люди желают передать на хранение документы периода Великой отечественной войны, например, фотографии своих близких и т.д. Это позволяет продлить их физическое существование и сохранить для потомков.

И, наконец, последнее — архивы нередко становятся важным этапом на пути научных и исследовательских изысканий. Особенно в областях, так или иначе связанных с историей.